Bestandsaufnahme, Analyse und Druckkostenberatung, Druckkonzeptplanung, Ausschreibung
Der Optimierungsprozess eines Druckerkonzeptes beginnt mit einer IST-Bestandsaufnahme, die u.a. eine Druckkostenanalyse beinhaltet. Nächster Schritt ist die SOLL-Planung eines neuen Druckerkonzeptes, einschließlich einer Druckkostenberatung. Es folgt das Erstellen einer Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis, Lastenheft, Pflichtenheft) zur Ausschreibung der geplanten Leistungen sowie eine Angebotsauswertung nach Eingang der Angebote. Nach anschließender Entscheidungsfindung zur Auftragsvergabe mündet die Leistungsbeschreibung in eine neue vertragliche Zusammenarbeit mit dem/den siegreichen Bieter/Bietern. Den Abschluss bilden die Rolloutphase und die Endabnahme der neuen Gesamtkonfiguration.
- IST-Erfassung der bestehenden Hardwaresituation inkl. Auslesen der Seitenzähler und Erstellen von IST-Etagenplänen
- IST-Erfassung aller zugehörigen kaufmännischen Daten
- Daten zusammenführen, Analyse und Auswertung der Daten
- Druckkostenanalyse
- Darstellen der IST-Situation und Präsentation selbiger
- Erarbeiten eines neuen SOLL-Konzeptes und Erstellen von SOLL-Etagenplänen
- Druckkosten Beratung
- Erstellen eines Analyseberichtes zum Status der IST-Situation mit integrierter Erfolgsprognose bezüglich der zu erwartenden Ersparnis durch das neue SOLL-Konzept
- Erstellen einer Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis, Lastenheft, Pflichtenheft) als Basis zur Ausschreibung inkl. Mengengerüst und Vertragsbedingungen
- Erstellen von Ausschreibungsunterlagen
- Versenden der Ausschreibungsunterlagen an gemeinsam ausgewählte Unternehmen (nur bei Kunden der freien Wirtschaft)
- Erstellen der Vergabebekanntmachung; bei Projekten oberhalb der EU-Schwellenwerte auf der vorgeschrieben EU-Plattform (nur bei Kunden, die öffentliche Auftraggeber sind)
- Angebotsauswertung
- Transparente Darstellung der Angebote und Präsentation selbiger
- Vergabeempfehlung
- Aufklärungsgespräche / Bietergespräche / Verhandlungsgespräche
- Auftragserteilung
- Erstellen von Rollout Unterlagen
- Begleiten der Rolloutphase
- Endabnahme
- Dokumentation des gesamten Vergabeverfahrens (nur bei Kunden, die öffentliche Auftraggeber sind)
Analyse der Druckkosten: Gute Basis...für mehr!
Die Administration von Drucker, Kopierer, Multifunktionssytem, Fax & Co. kostet Zeit, Geld - und manchmal auch Nerven. Wer alles gut im Griff hat, dem fehlt doch häufig der monetäre Überblick: Was kostet eigentlich der Betrieb der Geräte im laufenden Geschäft und wie sieht es mit der Arbeitszeit aus, die das Unternehmen darüber hinaus in das Druckersystem investiert? Die tatsächlichen Gesamtkosten sind schwer überschaubar, da sie sich auf viele verschiedene Bereiche aufteilen und in aller Regel wenig Transparenz bieten. Unsere Druckkostenanalyse nimmt nicht nur die Anschaffungskosten für Kopier-, Fax-, Multifunktions- und Drucksysteme in den Blick; konzentriert sich nicht nur auf die Ermittlung der laufenden Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Papier, Tinte, Toner usw. Wir beantworten Ihnen tatsächlich die Frage nach dem Aufwand, den Ihr Druckkonzept insgesamt stellt: von der Auftragsvergabe über die Betriebskosten bis hin zu den Folgekosten.
Indem wir analysieren, wie Ihre Verträge mit Ihren Zulieferern aussehen, wie bei Ihnen die Vergabe der Aufträge erfolgt und Ihre Betreuungs- und Wartungsverträge konzipiert sind, liefern wir Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihre Aufwendungen. Mit Hilfe dieser erhöhten Transparenz sind wir in der Lage, das volle Potenzial der Einsparmöglichkeiten für Ihr Unternehmen zu erkennen und zukünftige Verträge, aber auch Workflows und Prozesse zu optimieren.
Sobald wir Lösungen für Ihre Systeme und Bürosysteme - seien es Geräte wie Drucker, Kopierer und Faxsysteme oder Multifunktionssysteme - implementiert haben, senken sich Ihre Kosten um ein Vielfaches. Bei der Umsetzung eines neuen Drucksystems in Ihrem Unternehmen stehen wir Ihnen selbstverständlich mit Engagement und fundiertem Wissen über Technik und Vertragsbedingungen zur Seite.
Druckkostenanalyse - das ist für uns mehr als lediglich die Kosten für das Kopieren und Drucken, für das Verbrauchsmaterial und die Anschaffung neuer Geräte zu minimieren! Haben Sie Interesse oder Fragen an uns? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf - wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.