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Was ist Output Management bzw. Druck Output Management und wo liegt der Unterschied?

Output-Management ist der Oberbegriff für das Verwalten und Managen von Dokumenten in jeder vorliegenden Form. Output-Management bedeutet Erstellung, Empfang, Speicherung, Aufbewahrung, Weiterverarbeitung, Bereitstellung, Weitergabe, Verteilung, Steuerung und Sicherung von Dokumenten in elektronischer und/oder physischer Form. Ziel des Output-Management ist die zuverlässige interne (Mitarbeiter) und externe (Kunden, Interessenten, Partner) Versorgung mit notwendigen Dokumenten.

Druck-Output-Management ist der papierbezogene Dokumentenbereich des Output-Management. Druck-Output-Management stellt einen wesentlichen Teil des Output-Management dar und bezeichnet in der Hauptsache die komplexen Prozesse die zur physischen Erstellung von Dokumenten, also den per Ausdruck erzeugten Dokumenten, notwendig sind. Die Begrifflichkeit der Managed-Print-Services (MPS) hat sich ebenso etabliert um das Management des Druck-Output zu definieren. Die Grenzen zwischen papierbezogenem und elektronischem Output-Management sind fließend, weil hierbei auch das Scannen berücksichtigt werden sollte, denn gescannte Dokumente werden entweder gespeichert oder auch sofort oder später ausgedruckt. Besondere Bedeutung kommt dem Druck-Output-Management zu, weil physisch erzeugte Dokumente große Kosten verursachen.

Welche hauptsächlichen Prozesse ranken sich um das Druck Output Management bzw. Managed Print Services (MPS)?

  • Beschaffung, Vorhaltung und Betrieb von Kopier-, Druck-, Fax-, Scan- und Multifunktions-Systemen auf Basis einer bedarfsgerechten SOLL-Planung, die auf eine detailgenaue IST-Analyse aufsetzt
  • Beschaffung und Implementierung zugehöriger Softwarelösungen
  • Einkauf der verschiedenen Verbrauchsmaterialien und Versorgung der einzelnen Stellplätze
  • Einkauf von Wartung, Service, Reparatur und Ersatzteilen
  • Verhandlung und Abschluss von Verträgen zu Miete oder Leasing von Hard- und Software
  • Verhandlung und Abschluss von Wartungs- und Serviceverträgen, möglichst mit all-in Konditionen für Verbrauchsmaterial
  • Bewirtschaftung abgeschlossener Verträge
  • User Help-Desk mit first-, und second Level Support u.v.m.

Andere zum Teil gebräuchliche Bezeichnungen für Output-Management bzw. Druck-Output-Management sind auch: Managed-Print-Service (MPS), Document-Output-Management, Total-Output-Management, Print-Output-Management, Paper-Output-Management, Papier-Output-Management, Office Optimizer, Print Optimizer.